Checkliste für die Suche nach einer Hausverwaltung

Der Weg den richtigen und damit passenden Verwalter zu finden kann „steinig“ sein. Neben der Professionalität und dem Fachwissen auf den unterschiedlichen Gebieten der Hausverwaltung sollte auch das zwischenmenschliche Verhältnis passen. Nur so kann gewährleistet werden, dass das notwendige beiderseitige Vertrauen in die Person und die Zusammenarbeit vorhanden ist.

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Tipp: Auf dieser Seite finden Sie 11 Ratgeber-Artikel für den Wechsel der Hausverwaltung.

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Nutzen Sie die nachfolgende Checkliste, um einen passenden Hausverwalter für Ihre Immobilie zu finden.

 

1) Administration, Organisation und Erreichbarkeit der Hausverwaltung
Verfügt der Verwalter / die Hausverwaltung über ein gewerbliches Büro mit festen Bürozeiten? ja nein
„Passen“ Größe, Personal und Ausstattung der Hausverwaltung zur Größe der Immobilie? ja nein
Liegt der Sitz des Verwalters / der Hausverwaltung im Umkreis der zu verwaltenden Immobilie, sodass eine gute und schnelle Erreichbarkeit gegeben ist? ja nein
Haben auch die Mitarbeiter des Verwalters eine Ausbildung in der Immobilienbranche? ja nein
Ist der Verwalter gut zu erreichen (Telefon, E-Mail, persönlich) und meldet er sich schnell zurück, wenn er in einer Besprechung ist oder persönlich nicht angetroffen wird? ja nein

Ist eine ausreichend legitimierte Vertretung des Verwalters im Falle seiner Abwesenheit

(etwa Urlaub, Krankheit) vorhanden?

 ja nein
2) Professionalität des Verwalters
Übt der Verwalter seine Tätigkeit hauptberuflich aus? ja nein
Verfügt er über eine Ausbildung oder Studium in der Immobilienbranche? ja nein
Kann der Verwalter Weiterbildungsnachweise vorlegen oder hängen solche in seinem Büro aus? ja nein
Besteht eine Mitgliedschaft in einem einschlägigen Berufs- oder Fachverband? ja nein
Sind Referenzen nachweisbar vorhanden? ja nein
3) Verwaltervertrag
Ist die Firmierung / Rechtsform der Hausverwaltung korrekt? ja nein
Steht ein Muster-Verwaltervertrag beim Verwalter zur Verfügung, der eingesehen werden kann? ja nein
Ist eine von der Eigentümerseite gewünschte Probezeit vereinbart? ja nein
Sind von der Eigentümerseite gewollte bestimmte Kündigungsfristen (etwa fristgemäße ordentliche Kündigung zu bestimmten Terminen) enthalten? ja nein
Ist die Haftung des Verwalters im Verwaltervertrag umfasst? ja nein
Sind die Eigentümerpflichten wiedergegeben? ja nein
4.) Versicherungsschutz des Verwalters
Besteht eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung (Vertrauensschadenversicherung), durch die Vermögensschäden bei der rein treuhänderischen Verwaltung des Eigentümervermögens (etwa durch Fahrlässigkeit oder Überschreiten der Verwaltervollmacht) abgedeckt sind? ja nein
Existiert eine Betriebshaftpflichtversicherung, womit die Risiken eines Sach- und Personenschadens im Betrieb des Verwalters und innerhalb des verwalteten Objekts abgesichert ist? ja nein
Ist eine Vertrauensschadenhaftpflichtversicherung vorhanden, die in erster Linie den Inhaber der Hausverwaltung vor Veruntreuungen von Eigentümer-Vermögen durch seine Mitarbeiter schützt, was letztlich den Eigentümern zugutekommt? ja nein
5) Finanzielles Aufgabenfeld
Ist sichergestellt, dass die Vermögen von Verwalter- und Eigentümer getrennt sind? ja nein
Werden die Rechnungsunterlagen geordnet geführt? ja nein
Können die Rechnungsunterlagen während des Wirtschaftsjahres eingesehen werden? ja nein
Werden bei der WEG-Verwaltung offene Fremdkonten bzw. bei der Mietverwaltung Treuhandkonten geführt? ja nein
Erfolgt bei der WEG-Verwaltung eine ordnungsgemäße Anlage der Rücklagen? ja nein
Prüft der Verwalter Einsparungsmöglichkeiten bei Bank und Versicherungen? ja nein
Stehen eine Muster-Abrechnung und ein Muster-Wirtschaftsplan zur Verfügung, die eingesehen werden können? ja nein
6) Rechtliches Aufgabenfeld
Ist die Hausverwaltung bereit und in der Lage, rückständige Gelder (z. B. Mieten oder Hausgelder) beizutreiben? ja nein
Erfolgt bei rechtlichen Fragestellungen eine kurze, kompetente Auskunft? ja nein

Zusätzlich bei der WEG-Verwaltung:

Sind Einladung, Durchführung der Versammlung nebst Beschlussfassung, Versammlungsprotokolle und das Führen der Beschluss-Sammlung ordnungsgemäß und können Muster hierzu eingesehen werden?

 ja nein
7) Technisches Aufgabenfeld
Finden seitens der Hausverwaltung in regelmäßigen zeitlichen Abständen Objektbegehungen statt? ja nein
Erfolgen die Prüfungen und Kontrollen bei den Objektbegehungen anhand von Checklisten und wird anschließend ein Protokoll erstellt? ja nein
Kann die Hausverwaltung auf einen ausreichenden und bewährten Mix von unterschiedlichen Handwerkern zurückgreifen, auch für Wartungsverträge? ja nein
8) Entscheidungsfindung
Wurden die in den eingeholten Angeboten der Hausverwaltungen enthaltenen Verwalterhonorare und Verwalterleistungen jeweils nachvollziehbar aufgeschlüsselt? ja nein
Sind dabei die Verwalterhonorare und die Verwalterleistungen miteinander vergleichbar, sodass es keinesfalls so ist, dass für bestimmte Verwalterleistungen zusätzliche Honorare verlangt werden, die den Preis eines Verwalters im Vergleich zu den anderen Verwaltern erheblich „in die Höhe treiben“? ja nein

Wurde auch das „Kleingedruckte“ in den eingeholten Angeboten der Hausverwaltungen geprüft

sodass sich daraus keine Nachteile, insbesondere keine zusätzlichen Kosten, ergeben?

 ja nein
Ist im Ergebnis eine Entscheidung für einen Verwalter möglich? ja nein

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